Kamis, 01 September 2011


Bagaimana Membentuk Sebuah Panitia

Apa Panitia itu ?

Sebuah panitia mungkin dapat di artikan sebagai kumpula individu yang mengerjakan tugas tertentu untuk sebuah organisasi. Panitia adalah sesuatu yang sangat diperlukan. Mereka nampaknya ada dimana-mana, bahkan ketika mereka tidak di angkat secara resmi, karena ternyta penilaian dan konsultasi kolektif lebih diperlukan dan mempunyai nilai lebih dibandingkan dengan keputusan individu dan autokrasi.
Sebagai contoh setelah khalifah umar bin khattab mengumpulkan seluruh ayat Al Qur’an dari wilayah kerajaan, beliau melantik sebuah panitia untuk meneliti penyalinan seluruh Qur’an itu dalam satu naskah. Sa’d bin Al As membacakan ayat-ayat Qur’an dan Zaid bin Tsabit menulisnya. Untuk mengantisipasi perbedaan pengucapan beberapa kata, Umar memberi petunjuk bahwa dialek kaum mudar harus diterima untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Secara umum, panitia diperlukan untuk :
  1. Menyebarkan informasi dan memberikan nasehat.
  2. Menghasilkan ide dan menyelesaikan masalah tertentu.
  3. Membantu terciptanya koordinasi, komunikasi, kerjasama dan
  4. Mengusulkan tindakan-tindakan selanjutnya dan membuat beberapa keputusan.
Keuntungan dan kerugian
Keuntungan penting dari tindakan panitia adalah ;
  1. Memungkinkan terciptanya penilaian kelompok secara terpadu. Orang-orang dari berbagai spesialisasi, wilyah secara geografis, dan hirarki dapat dimanfaatkan untuk menyelesaikan masalah.
  2. Membnatu menjembatani garis demarkasi dalam persoalan-persoalan yang melibatkan lebih dari satu unit organiosasi.
  3. Membantu menghasilkan kerjasama kelompok yang lebih baik melalui interaksi formal dan non formal.
Adapun kerugian dalam tindakan panitia ;
  1. Keuangan yang dipakai panitia seperti perjalanan dan penginapan seharusnya bisa digunakan untuk soal-soal kecil dan rutin.
  2. Terlalu bnyak kompromi sehingga sukar mengambil keputusan.
  3. Mungkin sulit memegangn tanggung jawab sebuah kelompok atas tindakannya.
Jenis-jenis Panitia
Panitia ada beberapa macam, berdasarkan fungsinya, kerangka rujukan dan terkadang menurut ukuran kebutuhan. Sebagian panitia ada yang dibentuk permanen, sementara yang lainya bersipat temporer.
Panitia dibentuk untuk satu tujuan khusus dan akan dibubarkan bila tugas mereka telah selesai. Biasanya terdapat dua jenis panitia dalam kebnyakan organisasi :
  1. Panitia tetap, dibentuk untuk memegang tanggung jawab persoalan-persoalan  yang bersifat umum dan berkesinambungan  dan memerlukan penilsisn kolektif seperti perencanaan keanggotaan, keuangan dsb.
  2. Paniti  ad hoc dibentuk untuk mengendalikan tugas khusus, baik jenis maupun masa tugasnya, dan tugas umum yang  bersifat kontroversial dan tidak berulang seperti mengkaji sebuah situasi atau menyusun suatu peristiwa.
Membentuk panitia
1. Penugasan
Sebagian panitia dibentuk menurut ketentuan  konstitusi organisasi dan undang-undang. Tugas khusus panitia dinyatakan dalam dokumen tersebut. Panitia yang lain ditunjuk oleh badan yang mengatur organisasi. Mereka harus diberi tugas atau perjanjian yang menjabarkan apa yang harus dilakukannya dengan jelas. Dokumen tersebut juga harus menjelaskan laporan panitia dan hubungannya yang lain dalam organisasi. Tidak ada panitia yang dibentuk tanpa pengertian yang jelas tentang tujuannya.
2. Keanggotaan
Pertanyaan siapa yang perlu dimasukan dalam kepanitiaan berkaitan erat dengan jenis tugas kepanitiaan. Panita yang perhatian utamanya yang berhubungan dengan fungsi informasi, nasehat atau penyelesaian masalah, memerlukan anggota yang memiliki pengetahuan  dan keahlian yang diperlukan dalam bidang tersebut. Kecakapan fungsional mungkin tidak menjadi pertimbangan utama dalam memilih keanggotaan sebuah panitia yang dirancang untuk meningkatkan koordinasi dan kerjasama yang lebih baik. Sebagai  contoh, sebuah panitia koordinasi  harus memasukan personal dari unit-unit organisasi yang terlibat. Anggota panitia harus di tunjuk dengan pemahaman yang jelas akan tujuan yang harus dicapai panitia dan akan keterampilan masing-masing individu untuk membantu pencapaian tujuan tersebut.
Kemampuan individu untuk berpartisipasi secara efektif dalam kegiatan kelompok juga menjamin adanya perhatian dalam membuat jadwal tugas kepanitiaan.
Ukuran panitia akan berbeda menurut tanggung jawabnya. Panitia yang lebih besar mungkin diperlukan dalam bidang tertentu, seperti merekrut keangotaan, tetapi kepanitiaan yang lebih kecil lebih disukai karena efesiensinya dalam memecapai konsensus dan menyempurnakan tugas mereka.
Biasanya, sebuah panitia tetap minimum terdiri dari lima orang dan maksimum sembilan orang, dengan beberapa pengecualian yang bisa diterima. Alasan lima adalah karena panitia menyukai mayoritas pekerja tiga orang, yang akan mewakili tersebarnya pertimbangan kolektif sesempit mungkin, sehingga mampu mencukupi (persyaratan) dalam suatu situasi yang memerlukan pertimbangan tersebut. Jumlah maksimum anggota sembilan adalah batasan yang tidak begitu kaku, tetapi karena panitiaperlu mengadakan pertemuan secara tetap tanpa diganggu oleh masalah-masalah daurat, kesulitan menjadwalkan pertemuan untuk jumlah orang yang lebih banyak, sebaiknya membatasi jumlah tersebut. Ini akan menjadi kenyataan, kecuali bila urusan panitia penting, sehingga tidak ada seorangpun anggota yang ingin mengembangkan tugas-tugasyang bertentangan. Keanggotaan panitia tetap harus luas mewakili sejumlah keanggotaan yang masih dapat dibenarkan dalam hal senioritas organisasi, ciri-ciri pribadi dan kelompok-kelompok yang tergabung.
Kebanyakan panitia ad hoc terdiri dari tiga anggota, kadang terdiri dari dua orang, maksimum lima orang dalam prakteknya. Anggota dalam panitia ad hoc perlu mempunyai persamaan faham diantara satu dengan yang lain, trampil dan mampu menjalankan tugas kepanitiaan. Mereka tidak perlu mewakili organisasi dalam berberapa  hal, dan biasanya tidak menjadi persoalan diantara mereka, siapakah yang ditunjuk sebagai pimpinan.
3. Kepemimpinan
Kunci keberhasilan kepemimpinan ialah pemimpin yang efektif, dialah yang mengatur irama, nada, dan seluruh strategi dalam kepanitiaan. Walaupun suatu kepanitiaan mempunyai anggota yang mempunyai kemampuan dan tujuan yang jelas, kemampuan ketua untuk memimpin dan mengarahkan kerja panitia adalah sesuatu yang penting untuk keberhasilannya. Supaya efektif, pemimpin sendiri harus bertanggung jawab, dan mendorong anggota yang lain untuk menyumbankan sesuatu. Dia harus tahu betul tujuan organisasi dan peranan yang dimainkan oleh panitia dalam usaha mencapai tujuan tersebut.
Dalam panitia tetap, ketua harus mampu menciptakan kerja sama dari semua anggota dan memberikan tugas kepada mereka dari waktu ke waktu. Dia tidak boleh bersifat baru dalam organisasi tidak paham terhadap budaya dan norma yang tidak formal. Ketua yang efektif senantiasa mempertanyakan keharmonisandengan anggota panitia dan badan yang mengaturnya, serta jelas komunikasinya dengan mereka.